Qui traite vos données

willowdwell est responsable du traitement des données utilisées pour gérer la boutique, les commandes et les échanges avec les clients. Notre adresse est le 444-2 Imaizumi, Green Fort 102, Hadano, préfecture de Kanagawa, 257-0014, Japon.

Pour toute question sur vos données ou pour exercer un droit, écrivez à shiplexia@willowdwell.com. Si votre demande concerne une commande, vous pouvez indiquer sa référence pour nous aider à retrouver le dossier.

Les données recueillies au fil de votre achat

Lors d’une commande, nous traitons les coordonnées que vous fournissez, notamment votre nom, votre adresse électronique, vos adresses de livraison et de facturation et, lorsqu’il est demandé pour la livraison, votre numéro de téléphone. Nous enregistrons aussi les références des meubles commandés, leur quantité, le montant de la commande et les informations utiles au suivi de l’expédition.

Le prestataire de paiement utilise les données nécessaires pour autoriser et traiter le paiement. Pour gérer la commande, nous utilisons les informations qui nous sont communiquées sur la transaction, telles que son statut, sa référence, son montant ou l’état du remboursement. Ne transmettez jamais votre numéro complet de carte ni son code de sécurité par courriel.

Lorsque vous nous écrivez, nous traitons votre message et les pièces jointes que vous choisissez d’envoyer. Par exemple, une photo peut nous aider à identifier une pièce de meuble manquante ou endommagée. Limitez vos envois aux éléments utiles à la demande et évitez les documents contenant des informations sans rapport avec celle-ci.

Certaines données techniques, comme l’adresse de connexion, le navigateur ou les informations de session, proviennent de votre appareil. Les confirmations de paiement, les événements de livraison et les preuves de remise peuvent également nous être transmis par les prestataires qui interviennent sur votre commande.

Pourquoi nous les utilisons et sur quelle base

• Votre commande et les démarches qui la précèdent. Nous utilisons vos données pour répondre à une demande liée à un achat, confirmer la commande, organiser le paiement et la livraison, traiter une annulation ou un retour et assurer le suivi du remboursement. Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat ou aux démarches que vous demandez avant de conclure celui-ci.
• Nos obligations légales. Certaines informations sont nécessaires pour établir et conserver les pièces comptables, respecter les règles applicables aux ventes et répondre aux demandes légalement fondées des autorités compétentes.
• La sécurité de la boutique et la gestion des réclamations. Nous pouvons traiter les données utiles pour prévenir les abus, protéger les transactions ou établir et défendre nos droits. Nous nous appuyons alors sur nos intérêts légitimes, dans la mesure où vos droits et libertés ne prévalent pas.
• Vos choix facultatifs. Nous nous fondons sur votre consentement pour les traceurs qui l’exigent et, le cas échéant, pour les communications commerciales qui nécessitent votre accord préalable. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment.

Les coordonnées nécessaires au paiement, à la facturation ou à la livraison doivent être renseignées pour que nous puissions traiter la commande. Les choix facultatifs, comme l’inscription à des offres commerciales lorsqu’elle est proposée, sont indépendants de l’achat.

À qui les données peuvent être communiquées

Nous communiquons les informations utiles aux intervenants chargés d’une opération précise. Les prestataires de paiement reçoivent les éléments nécessaires au paiement ou au remboursement. Les intervenants chargés de préparer ou d’acheminer un meuble peuvent recevoir les coordonnées, l’adresse de livraison et les informations de colis nécessaires à leur intervention. Des données peuvent aussi être communiquées aux autorités compétentes lorsqu’une obligation légale le prévoit.

Shopify fournit l’infrastructure de la boutique et traite des données pour permettre notamment la navigation, le passage de commande et sa gestion. Si des services améliorés utilisant des données provenant de plusieurs boutiques sont activés, Shopify peut traiter certaines données pour ses propres finalités et agir, pour ces traitements, comme responsable distinct. Les informations relatives à ces traitements et aux droits correspondants figurent dans la politique de confidentialité de Shopify destinée aux consommateurs.

Une demande concernant votre dossier de commande ou les échanges avec notre boutique peut être adressée directement à willowdwell. Pour les traitements dont Shopify détermine les finalités, vous pouvez également consulter son portail de confidentialité.

Témoins de connexion et messages commerciaux

Les témoins strictement nécessaires servent notamment à conserver le panier, à maintenir une session ou à sécuriser le passage de commande. Ils permettent de fournir les fonctions que vous demandez. Les traceurs facultatifs de mesure d’audience ou de publicité, lorsqu’ils sont utilisés et soumis au consentement, ne sont activés qu’après votre accord.

Le panneau de gestion des témoins permet de choisir les usages facultatifs. Vous pouvez refuser ces usages, les accepter ou revenir sur votre choix. Le refus des traceurs facultatifs ne vous empêche pas de commander. Les informations relatives aux traceurs actifs et à leur durée sont accessibles dans le panneau de préférences de la boutique.

Lorsque vous recevez un courriel commercial, vous pouvez vous désinscrire au moyen du lien prévu dans le message ou nous écrire. Les messages nécessaires au suivi d’une commande, d’une livraison ou d’un remboursement continuent d’être envoyés lorsque la situation le demande.

Conservation et protection des données

Nous conservons les données de commande pendant le temps nécessaire à son exécution et à son suivi, y compris à la gestion d’un retour ou d’un remboursement. Les documents qui doivent être conservés en vertu d’une obligation légale sont gardés pendant la durée imposée par cette obligation. Si un dossier est utile à une réclamation ou à la défense d’un droit, seuls les éléments pertinents sont conservés pendant le délai applicable.

La durée de conservation des échanges dépend de leur objet. Une demande générale est conservée pendant le temps nécessaire à son traitement. Une demande concernant un défaut, un colis ou un remboursement peut nécessiter de garder les pièces utiles jusqu’à la clôture du dossier, puis pendant la durée requise pour respecter une obligation ou défendre un droit.

Nous limitons l’accès aux données aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour accomplir leur tâche. Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou rendues anonymes, sous réserve des obligations de conservation applicables.

Traitements au Japon et transferts internationaux

willowdwell est établi au Japon. Les informations utiles à la gestion d’une commande passée depuis la France peuvent être traitées au Japon. Certains prestataires techniques ou logistiques peuvent également traiter des données depuis d’autres pays.

Lorsqu’un transfert hors de l’Espace économique européen est soumis aux règles européennes sur les transferts, il peut reposer sur une décision d’adéquation applicable au destinataire, notamment pour les organismes japonais couverts par cette décision. À défaut de décision applicable, des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, sont utilisées lorsque la réglementation l’exige. Vous pouvez nous demander des précisions sur les garanties applicables à un transfert et sur la manière d’en obtenir une copie.

Vos droits et la manière de les exercer

Vous pouvez demander l’accès à vos données et la rectification des informations inexactes ou incomplètes. Selon les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données, vous pouvez également demander leur effacement, la limitation de leur traitement ou la portabilité des données que vous nous avez fournies.

Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection commerciale. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause les traitements effectués légalement avant celui-ci.

Adressez votre demande à shiplexia@willowdwell.com en précisant le droit que vous souhaitez exercer. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander les informations supplémentaires nécessaires à sa vérification. Nous répondons en principe dans le mois suivant la réception de la demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation, nous vous en informons dans ce premier mois et vous en indiquons les motifs.

Si vous estimez que le traitement de vos données porte atteinte à vos droits, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ou de l’autorité de contrôle compétente.